אבחון ארגוני

אבחון ארגוני הוא אבן היסוד לכל תהליך שיפור ביצועים אפקטיבי. יש רמות שונות של אבחון ולא בכל מקרה נדרשת ירידה לרזולוציה הגבוהה ביותר, אולם ישנה חשיבות גדולה ליכולתו של היועץ להגיע לכל רמה נדרשת ולפענח באופן הרלוונטי והמקדם ביותר את הממצאים העולים מן השטח.

3 הנחות היסוד שלי באבחון ארגוני:

1. יש לבסס יחסי אמון המאפשרים פתיחות ועומק בביצוע הראיונות.
לאור התנסויות מרובות והפקת לקחים מתמדת, אני מאמינה שיש לנהל את ראיונות האבחון באופן שמבטיח סודיות ומשרה אוירה אינטימית ופתוחה. זאת, על מנת להוביל את השיח בין היועץ לבין המרואיינים למקומות חשופים ואמינים. שיח כזה, חיוני על מנת לייצר תמונת מצב נאמנה ככל הניתן לשטח וכזו המאפשרת ליועץ ואחריו למקבל הדוח, להבין בדיוק מהם הממצאים ואיך רצוי להתמודד עמם.

2. יש לשקף את הממצאים באופן נאמן לשטח, גלוי וישיר ככל הנדרש.
לאחר ביצוע הראיונות ועיבודם לדוח ממצאים והמלצות, לא פעם נדרש להציג דברים שאינם בהכרח פשוטים לשמיעה עבור מזמין הדוח. זהו שלב בו עומד היועץ למבחן. האם יבחר לרצות את הלקוח ולומר לו את מה ש"היה רוצה לשמוע"? או שבחכמה ובעוז, יבחר להיות נאמן לשטח ולהעביר מסר, קשה או מאתגר ככל שיידרש, במטרה, באמת, לסייע למזמין הדוח לשפר את הארגון בראשו עומד ובעיקר לשפר את האופן בו הוא מוביל אותו.

3. יש לסייע באופן קשוב למזמיני הדוח, לקבל את ממצאי דוח האבחון ולהוציא לפועל את המלצותיו.
אם בסעיף 2, בחר היועץ להעביר מסרים "לא פשוטים" למזמין הדוח, הרי שסביר ביותר, שיתקל בהתנגדויות או קשיים בקבלת מסרים אלה. בשלב זה, ניסיוני לימד אותי, שככל שאני, כיועצת, אגלה יותר הקשבה ואלמד את הרקע להתנגדות, כך אוכל לסייע למקבל הדוח, לעכל את הממצאים ואף לבחור, מרצונו ואמונתו, להוציא לפועל את המלצותיי.

הגדרה ומהות אבחון ארגוני:

אבחון ארגוני, כשמו כן הוא, תהליך שמטרתו לאבחן פערים במציאות הארגונית, בין מצב רצוי למצב מצוי ולהצביע על מהלכים מתערבים מומלצים לצמצום פערים אלה.

זהו צעד אמיץ מחד אך הכרחי מאידך, לכל ארגון או חברה השואפים להחזיק ברף ביצועים גבוה ההולך ומשתפר תדיר. זהו צעד המאפשר הבנה יסודית ועמוקה של תהליכים, שיטות, תכנים והתנהגויות של כל בעלי התפקידים בחברה ולאור הבנה זו, מאפשר שימור הממצאים המשרתים את מטרות הארגון ושיפור ושדרוג אלה שאינם משרתים אותו. כך, מביא אבחון ארגוני, בסופו של תהליך את כלל החברה, על מנהליה ועובדיה להשקיע במקומות הנכונים, את המשאבים הנכונים, כך שמתקבלות התוצאות הרצויות.

ערך מוסף משמעותי עבור מובילי הארגון, בתהליך אבחון ארגוני, מתקבל מהחשיפה הישירה לתמונת מצב ארגונית נאמנה לשטח ורחבה. שביעות רצון עובדים, הערכת מנהלים, ערכים מרכזיים בתרבות הארגונית וכדומה.

הגדרת מטרות: את האבחון מתחילים מהסוף. לפני הכול נדרש להגדיר מהי מטרת החברה, מהי האסטרטגיה שלה לשנים הקרובות ומהי מטרת תהליך אבחון ארגוני בחברה זו. על סמך הגדרות אלה ולאורן יוצא האבחון הארגוני לדרך.

מיפוי המציאות הפנים ארגונית: באבחון ארגוני נרצה לבחון מספר מעגלי פעילות כשכל מעגל משפיע ומושפע משאר המעגלים (מבוסס על שילוב מודלים של מקינזי ו- וויסברוד). המעגלים מייצרים עבורנו תמונה מקיפה של המציאות הפנים ארגונית. כל אלה נבחנים על רקע סביבה עסקית נתונה ומוגדרת, אם כי היא אינה מוקד האבחון.

הפקת דוח אבחון והמלצות למהלך ההתערבות: בסוף תהליך אבחון ארגוני מופק דוח אבחון והמלצות מקצועיות. דוח האבחון משקף את המציאות הארגונית והפערים העולים ממנה. בנוסף מציג דוח זה, אפיון מלא למהלך התערבות מומלץ, שמטרתו לקדם את החברה למטרות ויעדים שהוגדרו בתחילת התהליך.

מהלך ההתערבות יכול להתבצע במספר מתודולוגיות ואפיונו חשוב משני היבטים: ראשית, הוא מאפשר לחברה ולאנשים בהם מדובר להבין בדיוק מה עומד להתרחש ומה נדרש מהם במסגרת המהלך. בנוסף, אפיון ההתערבות מאפשר גם לחברה וגם ליועץ, לבצע מעקב ובקרה תוך כדי תנועה, על מנת לוודא התקדמות בהתאם לתוצאה הנדרשת ובמידת הצורך לבצע התאמות ושינויים.

אפיון מהלך ההתערבות הינו שלב קריטי בטרם ביצוע ההתערבות. הוא למעשה מהווה, הכרזה רשמית על שותפות הדדית בין החברה לבין היועץ בדרך להשגת התוצאות שהוגדרו.

האפיון נעשה על ידי היועץ ובהתאם לדרישות הלקוח. בתום שלב זה יוצג מסמך המראה תכנית עבודה ברורה לביצוע מהלך ההתערבות, כולל הערכת זמנים מומלצת, אוכלוסיות רלוונטיות ומתודולוגיות עבודה.

חשיבותו של האבחון הארגוני:
חשיבותו של אבחון ארגוני טמונה בתפוקות ובמהלכים שיבואו אחריו. למעשה, ללא אבחון ארגוני, כל מהלך התערבות שיבוצע, לא יהיה מותאם באופן האופטימאלי לתרבות הארגון, אנשיו ונורמות העבודה בו. כמו כן, העלייה המאסיבית ברמת המודעות והחשיפה לתמונה האמיתית המתקיימת בשטח, מאפשרת למובילי הארגון לבצע מהלכים ממוקדים ומותאמים על מנת להצמיח את הארגון ואנשיו באופן האפקטיבי והיעיל ביותר.

ביצוע אבחון ארגוני:
תהליך אבחון ארגוני יכול להתבצע במגוון רחב של שיטות לפי הפירוט שלהלן. בחירת השיטות והשימוש בהן מנוהל על ידי היועץ המוביל את התהליך:

  • ראיונות אישיים – מובנים, פתוחים, פנים אל פנים, טלפוניים.
  • ראיונות קבוצתיים- קבוצות מיקוד.
  • סקרים שיבוצעו על ידי היועץ או נתונים מסקרים שבוצעו על ידי הארגון/ חברות חיצוניות אחרות.
  • תצפיות – אקטיביות או פאסיביות מצד היועץ.
  • ניתוח מסמכים- תכניות עבודה, דוחות תקופתיים, סיכומי פעילות שנתית /רבעונית, תכתובות ארגוניות.
  • שאלונים

דגשים להצלחת תהליך אבחון ארגוני:
אבחון ארגוני הינו תהליך חושפני ומעמיק הדורש מכלל בעלי התפקידים ובראשם מובילי החברה להסכים להציג כל נתון, מידע, יכולת, גישה שמכירים ומבצעים במסגרת תפקידם. נדרשת מעורבות גבוהה של מובילי המהלך על מנת לעודד ולקדם פתיחות, נכונות ושיתוף פעולה מצד כל הנוגעים בדבר.

אבחון ארגוני אורך זמן. יש להבנות תכנית אבחון כתכנית עבודה לכל דבר הכוללת מטרות, אוכלוסיות מיועדות, זמנים, מעקב ובקרה.
נדרש, לאור ההבנה שהאבחון אורך זמן, להתאזר בסבלנות ולא לבקש פרטי מידע או התרשמויות חלקיות במהלך הדרך ובטרם הסתיים כל מהלך האבחון. .

Comments are closed.