תהליך העבודה שלי בדרך למצוינות אישית וארגונית

  1. אבחון ארגוני (כולל, מחלקתי, צוותי, תפקידי- אישי)
  2. הגדרת תפוקות רצויות
  3. אפיון מהלך ההתערבות
  4. ביצוע מהלך ההתערבות
  5. בדיקת אפקטיביות

שלב ראשון- אבחון:
מטרה: זיהוי הפערים בין המצב המצוי לבין המצב הרצוי- לאור הגדרת המצוינות הארגונית.
מהות: שלב האבחון הינו שלב קריטי בתהליך העבודה. תארו לעצמכם ביקור אצל רופא. אתם מגיעים עם תלונה על כאב כלשהו, הרופא מיד שולף ממדף התרופות, תרופה שהוא יודע שעבדה על אחרים ומשלח אתכם לדרככם…. השאלה הראשונה שתשאלו את עצמכם היא "למה הוא כל כך בטוח שזה יעבוד גם עליי?….למה הוא לא בודק אותי?"
מהותו של האבחון היא במציאת הפתרונות הרלוונטיים ביותר עבור הארגון בו מדובר וביצירת התאמה מושלמת בין המוצר לבין הארגון הצורך אותו. בנוסף, אבחון משמעותו למידה הדדית. הוא מייצר את הבסיס המשותף למהלך העבודה העתידי ומאפשר הבנת שפה, ערכים ונורמות.
שיטה: אבחון יכול להתבצע תוך שימוש במגוון מתודולוגיות. גם כאן מותאמת מתודולוגיית האבחון לארגון ולצרכיו. מספר דרכים לביצוע אבחון הן למשל, ראיונות עם בעלי תפקידים מייצגים, ראיונות עם מנהלים ומקבלי החלטות, תצפיות על בעלי תפקידים שונים, האזנות לשיחות טלפון יוצאות או נכנסות בארגון, שאלונים וסקרים פנים וחוץ ארגוניים ועוד.

שלב שני- "מתחילים מהסוף":
מטרה: הגדרת תפוקות רצויות לתהליך העבודה כנגזרת מהגדרת המצב הרצוי.
מהות:
עקרון החשיבה המנחה בתהליכי פיתוח מצוינות, הוא עקרון החשיבה התוצאתית. על מנת לייצר תהליך ממוקד ואפקטיבי ברמת התוצאות יש להגדירן מראש. בנוסף, תהליכים, על מנת שיניבו את מה שהארגון מצפה, צריכים להיות תחומים במדדי זמן, משאבים ותוצאה נדרשת. באופן כזה, ניתן תמיד לבחון את מידת האפקטיביות במהלך ולא רק בסוף התהליך וכמובן לתקן ולישר את נתיב הפעולה כך שיוביל למקום הרצוי.
שיטה: הגדרת התוצאה הרצויה נעשית לאחר האבחון, כך שמותאמת לממצאים בשטח ולנקודות המבט של הארגון ושל היועץ. יש להגדירה בכתב ובאופן המאפשר מדידה, מציב אתגר ומאידך מותאם ליכולות הארגון ואנשיו.

שלב שלישי- אפיון מהלך ההתערבות:
מטרה: קבלת החלטה לגבי המהלכים הנדרשים  לשיפור ביצועים בדרך למצוינות אישית / ארגונית.
מהות: מהלך ההתערבות יכול להתבצע במספר מתודולוגיות. בשלב זה יש לאפיין יתרונות וחסרונות בכל מתודה יחסית לתפוקות שהוגדרו ובהתאם לאבחון הארגוני. אפיון המהלך חשוב משני היבטים: מחד, הוא מאפשר לארגון ולאנשים בהם מדובר להבין בדיוק מה עומד להתרחש ומה נדרש מהם במסגרת המהלך. בנוסף, אפיון המהלך מאפשר גם לארגון וגם ליועץ, לבצע מעקב ובקרה תוך כדי תנועה, על מנת לוודא התקדמות בהתאם לתוצאה הנדרשת ובמידת הצורך לבצע התאמות ושינויים.
אפיון מהלך ההתערבות הינו שלב קריטי בטרם ביצוע ההתערבות. הוא למעשה מהווה, הכרזה רשמית על שותפות הדדית בין הארגון לבין היועץ בדרך להשגת התוצאות שהוגדרו.
שיטה: אפיון ההתערבות נעשה על ידי היועץ ובהתאם לדרישות הארגון. לאחר ביצוע שלבים 1-2 ניתן להתאים המלצות ומהלכים רלוונטיים לאופי הארגון והאנשים ולהגדרת התוצאה הנדרשת. בתום שלב זה יוצג מסמך המראה תכנית עבודה ברורה לביצוע מהלך ההתערבות, כולל זמנים, אוכלוסיות רלוונטיות ומתודולוגיות עבודה.

 

שלב רביעי- ביצוע מהלך ההתערבות:
מטרה: ביצוע פעולות להשגת התוצאות הרצויות תוך מיקוד בתוצאות הרצויות.
מהות: עשייה, התנסות, למידה. שלב זה מתאפיין באנרגיות ומוטיבציה גבוהה של מי שיזמו את המהלך בארגון, מה שבדרך כלל מוביל אוטומטית לשיפור ביצועים. עצם ביצוע ההתערבות, יצירת המגע הישיר עם האנשים בשטח, תחושתם כי לארגון אכפת והוא משקיע בהם, אלה כשלעצמם מייצרים תוצאות. מהות ההתערבות היא מחד, להטמיע ולהקנות תפיסות, מיומנויות וידע רלוונטי לבעלי התפקידים בהתאם לתוצאה הנדרשת מהם, ומאידך ולא פחות חשוב, להטמיע את ההבנה שהתוצאה אפשרית.
שיטה: מגוון שיטות לביצוע התערבות, ביניהן: קורסים לפיתוח בעלי תפקידים, סדנאות חווייתיות לשינוי תפיסה ו/או הטמעת מיומנות, תהליכי אימון ויעוץ אישי למנהלים ובעלי תפקידים מרכזיים בארגון, ליווי אישי לבעלי תפקידים מוגדרים להטמעת מיומנות נדרשת, ניתוחי מקרה ולמידה מתרגולים המדמים מקרים מהשטח.

 

שלב חמישי- בדיקת אפקטיביות:
מטרה: למידה בדיעבד מהשטח. הפקת לקחים ובדיקת השפעת מהלך ההתערבות כפי שבוצע, לאור תוצאות שהושגו וממשיכות להיות מושגות לאורך זמן.
מהות: אפקטיביות של תהליך התערבות ייעוצי, נמדדת תוך כדי אך בעיקר אחרי גמר ההתערבות. מהות בדיקת האפקטיביות הינה למידה והפקת לקחים לטובת המשך הטמעה ושימור התפיסות, המיומנויות והידע שנרכשו. מהלך התערבות מוצלח יהיה כזה שיביא לשינוי ו/או שיפור תפיסות ומיומנויות אצל האנשים הרלוונטיים בארגון לאורך זמן.  להבנה כזו ניתן להגיע לאחר המהלך ועל ידי משוב מהשטח.
שיטה: מגוון שיטות לבדיקת אפקטיביות, ביניהן: משובים בכתב (שאלות סקאלה, שאלות פתוחות, שאלות של כן/לא), משובים בעל פה המבוצעים על ידי היועץ ו/או הארגון, תצפיות/ ראיונות/ האזנות, לאחר גמר ההתערבות על מנת לאבחן את השפעת ההתערבות לאורך זמן..

Comments are closed.